Техника 4D : как выделить нужные задачи?

Ни один бизнес не обходился без правильной организации рабочего времени. В частности, речь идет о ситуации, когда следует максимально тщательно продумать день, проранжировать свои задачи, чтобы выполнить поставленную цель. В такой ситуации многие руководители бизнеса начинают пользоваться правилом 4D. Именно с его помощью становится быстро и четко разграничить все дела за день и успеть многое.

Что такое фильтр для организации дня?

Каждый пункт плана на день проходит через «особый» фильтр, который состоит из 4 вопросов. Это помогает выяснить, что действительно важно и стоит включать в свой распорядок дня.

Правило 4D – это не только простой метод фильтрации задач, но и хорошо проверенный подход. Он состоит из 4 вопросов, начинающихся с буквы D, что делает его легким для запоминания и использования. Как это работает? Мы пропускаем через этот фильтр каждую задачу и получаем четкий ответ, куда двигаться дальше.

Итак, если вы хотите воспользоваться таким методом, то придется ответить на ряд вопросов:

• Можно ли избежать выполнения той или иной задачи вовсе?

Если ответ утвердительный, то лучше удалить ее из своего списка дел. А если нет, то пришло время перейти к следующему шагу.

• Возможно ли передать эту задачу другому человеку?

Если есть такая возможность, то лучше делегировать ответственность. В противном случае, давайте двигаться дальше.

• Можно ли временно отложить выполнение этой задачи?

Если ответ положительный, то стоит задержаться. В противном случае, пора двигаться дальше.

И, наконец, наступает момент выбора: каким образом лучше всего выполнить эту задачу?

И здесь остается только один вариант – приступить к её выполнению.

По сути, заложенное в правиле 4D предложение предлагает нам следующие варианты действий: Удалить? Делегировать? Отложить? Действовать!

Инструкция по применению?

Давайте разберемся, когда стоит применять такой подход в работе или в жизни. Помимо умения говорить нет, эффективность в управлении временем также зависит от других навыков, таких как умение делегировать задачи и выбирать оптимальное время для их выполнения. Делегирование позволяет освободиться от перфекционизма и доверить выполнение задач другим.

Первый шаг к поддержанию продуктивности – задаться вопросом: “Можно ли эту задачу вообще не делать?” Умение отсеивать ненужные дела помогает сосредоточиться на важном и не тратить энергию на мелочи. Помните, что правильный выбор времени для выполнения задачи может значительно повлиять на ее результат.

Не забывайте также о мобилизации – готовности действовать быстро и решительно, когда это необходимо. Мобилизоваться в нужный момент – это ключ к успешному осуществлению планов и достижению поставленных целей.

Для достижения успеха необходимо не только принимать простые решения, но и готовиться к непростой работе. Ведь соглашаться и соглашаться со всеми и всем может показаться легким путем. Однако позже мы можем обнаружить, что вечеринки до самого утра и бесконечные встречи могут привести к выгоранию и разочарованию.

Для эффективной организации своей жизни и работы необходимо определить личные границы и придерживаться их.

Критически важно научиться фокусироваться на самом важном. Синдром FOMO, страх упустить что-то важное, может заставить нас беспокоиться о том, что наше существование недостаточно насыщенно по сравнению с другими, что мы упускаем возможности. В такие моменты особенно важно четко сформулировать свои приоритеты и следовать им, чтобы не растеряться по пути к своим целям.

Важно осознавать, что не все поставленные цели будут достигнуты. Такая реализация может быть очень болезненной и вызывать глубокое чувство потери. В этот момент важно проявить смирение и понять, что это также часть духовного и личностного роста.

Ощущение, что надо отказаться от чего-то, может быть очень трудным. Важно быть честным с собой, чтобы выбрать свое “да”, сказав “нет” чему-то другому.

Начинаем делегировать

Делегирование задач – это не просто передача своих обязанностей кому-то другому. Это составление списка того, что можно поручить другим сотрудникам, чтобы освободить себе время для решения более важных задач.

Давайте начнем с регулярно повторяющихся задач. Это могут быть задачи, с которыми вы уже сталкивались несколько раз, и кажется, что их можно делегировать. Определите ясно, какой результат вы ожидаете, какие ресурсы нужны для выполнения, и какие могут возникнуть трудности.

Следующая категория – это задачи, которым легко научить. Это могут быть задачи, с которыми справился бы любой компетентный сотрудник. Напишите простую инструкцию для выполнения таких задач и доверьте эту задачу другим.

Например, представьте, что вы уже дважды сами заполняли бриф на участие в конференции. Теперь это может делать ваш помощник. И составьте инструкцию по подбору и бронированию отеля, когда вы едете в командировку, чтобы в будущем можно было передать эту задачу другому члену команды.

Делегирование задач и его важность становится все более актуальной в современном мире. Подготовительные процессы, такие как подбор данных о контрагенте перед переговорами, играют ключевую роль в успешном выполнении делегированных задач. При этом важно убедиться, что подмастерье, занимающийся подготовительными процессами, действительно хорошо владеет этими задачами, чтобы не допустить ошибок.

Экспертные задачи, такие как общение с налоговой по спорным вопросам, требуют специальных знаний и опыта. Важно доверить исполнение таких задач тем, кто обладает профессиональными навыками и компетенцией. Например, ваш бухгалтер, имеющий большой опыт работы с налоговыми вопросами, может более эффективно решить претензии и ошибочные штрафы.

Чем больше задач было бы делегировано, тем больше времени и сил осталось бы у вас для более важных задач. Действительно важные задачи, такие как стратегическое планирование и принятие ключевых решений, требуют вашего прямого участия и умения выделить время и ресурсы на их выполнение.

Нет смысла торопиться с выполнением определенных задач, ведь часто мы получаем больше выгоды, подождав и выбрав правильный момент для действий. Это можно сравнить с тем, как серфер ждет подходящую волну, не торопясь, но и не упуская возможности.

Например, если вы знаете, что ваш руководитель сейчас очень занят или скоро уезжает в отпуск, вряд ли он будет в настроении выслушивать ваши предложения. Поэтому, лучше подождать более подходящий момент для предложений и обсуждений.

И в то же время, важно не упустить возможность, когда ваш босс высказывает признание в вашей работе или выражает удовлетворение. Не стоит молчать и упускать шанс обсудить важные вопросы или идеи. А уж если это случится в вашем отсутствие из-за вашего молчания и промедления, это будет упущенный шанс, который может послужить уроком на будущее.