Исследования показывают, что использование интуиции в работе может быть зачастую более эффективным, чем строгий контроль и самопринуждение. Одним из методов, основанных на этом принципе, является система работы с задачами, разработанная британским специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером и названная им Автофокусом.
Марк Форстер предлагает использовать в своей работе “внутреннее чутье”, чтобы определять приоритеты и время, затрачиваемое на задачи, вместо строгого планирования и самоорганизации. Такой подход может снизить уровень стресса и увеличить производительность.
В последние годы система Автофокуса была доработана и модифицирована Марком Форстером. Существует несколько вариантов этой системы, каждый из которых предлагает свой подход к управлению задачами и временем. Однако, в данной статье мы рассмотрим только первоначальную версию Автофокуса, представленную Форстером на начальном этапе разработки.
Суть метода
Для максимальной эффективности использования Автофокуса необходимо иметь под рукой блокнот в линейку или клетку. Лучше всего подойдет блокнот с размером страницы примерно 25-30 строк, чтобы обеспечить удобство и компактность записей.
Начнем с того, что в блокноте фиксируются не только основные задачи, но и все мелочи, которые могут быть легко забыты. Идеи, которые требуют дальнейшего обдумывания, такие как планы на отпуск или важные дела, подлежащие контролю, тоже находят свое место в этой записной книжке.
Блокнот должен быть всегда под рукой, так что стоит держать его на видном месте или носить с собой. Как только приходит в голову новая задача или напоминание, необходимо сразу же внести ее в список дел. Это поможет удерживать рабочий процесс в порядке и не упускать важные моменты.
Порой намеренное создание задач может усложнить процесс планирования и управления временем. Лучше всего действовать интуитивно: стоит лишь вспомнить задачу или обязательство, как их следует сразу записать. Здесь нет необходимости уделять много времени самостоятельному придумыванию задач.
Но как определить оптимальное количество страниц с задачами в вашем блокноте? Ответ зависит от индивидуальных характеристик вашего образа жизни и уровня занятости. Можно варьировать от 1 до 15 страниц в зависимости от вашего ритма и объема дел.
Важно учитывать, что разделение сфер жизни упрощает организацию задач. Если вы четко разграничиваете свои роли и обязанности (как например, между работой и личной жизнью), стоит подумать о ведении двух разных блокнотов. Это позволит более ясно структурировать задачи и управлять ими в соответствии с контекстом.
Как правильно и эффективно работать со списком задач?
Для того, чтобы работа со списком задач была максимально эффективной, важно придерживаться одного простого алгоритма:
1 этап. Быстро просматриваем задачи. Этот шаг характеризуется тем, что дополнительно ничего делать не приходится. Достаточно только быстро окинуть взглядом те задачи, которые вы поставили перед собой. Мозг человека начинает самостоятельно “запускаться” и начинает распределять задачи по степени их важности/срочности.
2 этап. Медленно просматриваем задачи из блокнота. Постепенно давление снижается, и мозг начинает самостоятельно анализировать задачи. На данном этапе следует медленно просмотреть все задачи, пока вы не “зацепитесь” до самой важной, основной.
Этот метод позволяет лучше понимать, какую именно задачу предпочтительнее выполнить на данном этапе.
Подумаем, какую делу придать важность из следующего перечня:
— Прочитать книгу? Слишком просто…
— Подготовить презентацию? Слишком скучно…
— Отправить письмо другу? Ага, вот это подходит! Дело в самый раз!
На этом этапе возникает возникает стратегия «организованного отсрочивания». Легче приступить к конкретной задаче, когда есть ряд сложных и неприятных дел на руках. Благодаря такому умению выбирать, мы находим то, что нас сейчас мотивирует и что мы выполняем наилучшим образом.
3 этап. Выполнение задачи. Этот шаг будет длиться до того момента, пока выполнение задачи, выбранной вами, будет приносить удовольствие. Затем потребуется переключиться на что-то иное.
4 этап. Процесс “вычеркивания” задачи. Если вы не закончили ее выполнение, то важно вновь “вернуть задачу” в блокнот. Многие задачи приходится повторно записывать (к примеру, если они довольно “внушительны” или требуют длительного времени на выполнение). Каждая записанная задача будет выполняться с различной скоростью, поэтому не стоит из-за этого переживать.
5 этап. Возвращаемся к блокноту. Здесь мы вновь просматриваем задачи и выбираем понравившуюся. Выполнение такой задачи происходит до того момента, пока она вновь вам не надоест.
6 этап. Идем дальше. Иногда бывает, что вы, либо выполнили все задачи на странице, либо ни одна из них вам не “примелькалась”. Тогда приходится “двигаться по страницам” в поисках той самой задачи.
7 этап. “Галя, у нас отмена!”. Если вы впервые проходите список с задачами и ни одна из них вам не понравилась, то такие задачи приходится вычеркивать. Не бойтесь и не переживайте, ведь это нормально и помогает правильно распределять свои ресурсы. Кстати, подобный элемент метода Автофокуса для некоторых может показаться весьма странным. Но именно благодаря нему происходит очищение списка от задач, которые абсолютно не актуальны или от тех дел, которыми вы не хотите заниматься. Подобные задачи важно переосмыслить, внести в них новую жизнь и лишь затем выписывать и просматривать.
8 этап. Не забываем повторять. Двигаясь от страницы к странице, вам становится проще выполнить какое-то дело, реализовать поставленные задачи. В итоге вы доходите до конца списка, всего блокнота. После обработки последней страницы важно вновь вернуться к первой, особенно, если на предыдущих страницах остались те задачи, которые не выполнены или не вычеркнуты.
Некоторые обозначения
Когда вы работаете с задачами, используя метод Автофокуса, то важно придерживаться ряда обозначений:
- Те задачи, которые вы немного проработали, должны быть вычеркнуты. Если они не окончены, то не забудьте добавить в конец списка.
- Задачи на «отмену» пометьте маркером.
- Если на странице нет активных задач, то отметьте их крестиком.
- Если перед данной странице отсутствуют активные страницы, то помечаем ее в круг.
· В случае первого внесения в список задачи, не забывайте ставить рядом с ней дату. Таким образом, становится проще проследить регресс или успешности.
Преимущества метода
Как и любой метод тайм-менеджмента, у Автофокуса есть свои преимущества.
1. У вас отсутствуют жесткие рамки на выполнение задач.
2. Каждая задача выполняется в удовольствие.
3. Вы всегда можете вернуться к выполнению задачи или навсегда вычеркнуть ее из списка без “угрызения совести”.
Но и данной методики есть свои подводные камни. В частности, они метод будет хорош лишь для тех задач, которые довольно “гибкие”. Не забывайте, если задача важная и срочная, то ее следует выполнять быстро и качественно, не придерживаясь правил Автофокуса.
Пользуясь таким методом, работа становится действительно “в кайф”, вы не перегружаете себя, понимая, что и когда вам следует сделать, чтобы добиться в итоге конечной цели.